Академічна довідка: зразок, порядок оформлення та видачі

1. Академічна довідка: що це таке, кому і навіщо вона потрібна

1.1. Визначення академічної довідки та її основне призначення

Навчання – це важливий і відповідальний етап у житті кожного студента. А будь-який офіційний процес потребує документального підтвердження. Саме для цього й існує академічна довідка.

Академічна довідка − це офіційний документ, який підтверджує факт навчання особи у закладі освіти та містить інформацію про пройдений навчальний матеріал, академічні досягнення, дисципліни, отримані оцінки та інші відомості, необхідні для переведення або поновлення навчання.

Академічна довідка є офіційним документом, що підтверджує результати навчання особи у закладі освіти. Зразок заповнення академічної довідки визначається нормативними вимогами та містить інформацію про період навчання, перелік вивчених дисциплін і здобуті оцінки. Правильне оформлення цього документа є важливим для подальшого навчання або працевлаштування випускника. Для чого ж потрібна академічна довідка? Вона дає змогу продовжити навчання або застосувати здобуті знання у професійній діяльності. За допомогою цього документа студент може безперешкодно підтвердити свою освітню історію як в Україні, так і за кордоном.

1.2. В яких випадках вона необхідна

Академічна довідка видається у випадках, коли студенту потрібно офіційне підтвердження його навчання, але він не отримує диплома.

Основні ситуації, коли вона необхідна:

• Припинення навчання – якщо студент відрахований із закладу освіти з будь-яких причин (за власним бажанням, через академічну неуспішність, порушення правил або інші обставини). Довідка дозволяє підтвердити вже пройдений матеріал і отримані оцінки.
• Переведення до іншого навчального закладу – для продовження освіти в іншій установі як в Україні, так і за кордоном. Довідка містить дані про навчальні дисципліни, кредити та оцінки, що дозволяє новому закладу визнати частину пройденого курсу.
• Підтвердження освіти – у випадках, коли необхідно документально засвідчити факт навчання або певний рівень здобутих знань, наприклад, для працевлаштування чи участі у міжнародних програмах.

З цього можна зробити висновок, що академічна довідка є офіційним свідченням про здобуту освіту на певному етапі та може знадобитися як для продовження навчання, так і для професійної діяльності.

1.3. Відмінність академічної довідки від інших документів про освіту

Академічна довідка – це не диплом і не атестат, хоча теж підтверджує факт навчання. Її основна відмінність у тому, що вона видається студенту, який не завершив навчання, але хоче підтвердити свої академічні досягнення.

Чим вона відрізняється від інших документів?

• Диплом підтверджує повне завершення освітньої програми й отримання кваліфікації. Академічна довідка ж містить лише інформацію про пройдений матеріал та оцінки.
• Атестат або свідоцтво про середню освіту засвідчують повне завершення шкільного навчання, тоді як академічна довідка стосується вищої освіти та не дає права на кваліфікацію.
• Довідка про навчання може містити лише загальну інформацію про студента (наприклад, що він навчається у закладі), але без деталізації дисциплін та оцінок, які є в академічній довідці.

2. Нормативно-правове регулювання видачі академічної довідки

2.1. Законодавчі акти та нормативні документи, що регулюють видачу

Видача академічної довідки регулюється законодавством у сфері освіти, а також внутрішніми нормативними актами закладів освіти.

Основні документи, що визначають порядок оформлення та використання академічної довідки наведемо в таблиці.

Видача та оформлення цього документа здійснюється відповідно до встановлених нормативів, які визначаються як внутрішніми правилами закладу освіти, так і загальними законодавчими вимогами. Положення про академічну довідку регламентує порядок її отримання, зміст, терміни видачі та перелік осіб, які мають право на її оформлення. У цьому документі також можуть бути зазначені вимоги до заповнення, підстави для відмови у видачі та особливості використання довідки в різних ситуаціях.

2.2. Хто має право оформлювати та підписувати академічну довідку

Оформлення та підписання академічної довідки є важливою частиною адміністративного процесу в закладах освіти. Щоб дізнатися, як отримати академічну довідку, необхідно звернутися до відповідного відділу навчального закладу або скористатися електронними сервісами, якщо така можливість передбачена.

За правилами, це право належить певним посадовим особам, зокрема:

• Декан факультету (читайте більше про декана факультету у нашій статті) або директор навчального підрозділу (для коледжів, технікумів) − саме ці особи зазвичай підписують академічні довідки для студентів, що навчаються на їхніх факультетах чи у навчальних групах.
• Завідувач кафедри − може бути уповноважений підписувати академічні довідки для студентів певної кафедри, особливо якщо йдеться про підтвердження результатів навчання та дисциплін, що викладаються саме в межах цієї кафедри.
• Ректор закладу освіти − у деяких випадках, особливо при переведенні чи поновленні, академічну довідку може підписувати сам ректор. Це зазвичай стосується виняткових ситуацій, коли потрібне офіційне підтвердження на рівні адміністрації університету.

2.3. Вимоги Міністерства освіти і науки України щодо форми та змісту довідки

Міністерство освіти і науки України встановлює чіткі вимоги до форми та змісту академічної довідки, які регулюють її оформлення в закладах освіти.

За потреби скласти документ, що підтверджує навчання, важливо ознайомитися з його правильним оформленням. У цьому допоможе академічна довідка, зразок якої дає уявлення про структуру та зміст цього документа, а також про ключові вимоги до його заповнення.
Для оформлення цього документа використовується спеціальний бланк, на якому заповнюється академічна довідка для студента, що містить відомості про опановані дисципліни, отримані оцінки та кількість академічних кредитів. Формат і структура такого бланка можуть відрізнятися залежно від закладу освіти, проте основні реквізити залишаються незмінними.

Основні вимоги включають:

3. Види академічних довідок та їхні зразки

3.1. Академічна довідка про часткове або повне навчання

Академічна довідка може бути двох основних видів:

• Довідка про часткове навчання – видається студентам, які не завершили повний курс навчання та були відраховані або переведені до іншого закладу освіти. Вона містить інформацію про вивчені дисципліни, отримані оцінки та кількість кредитів.
• Довідка про повне навчання – може бути видана студентам, які завершили навчання, але не отримали диплома (наприклад, через академічну заборгованість або інші обставини). У такій довідці зазначається весь навчальний курс, пройдені дисципліни, оцінки та статус студента.

3.2. Довідка для переведення до іншого закладу освіти

Академічна довідка є ключовим документом для переведення студента до іншого навчального закладу, як в Україні, так і за кордоном. Вона підтверджує вже здобуті знання, що дозволяє новому університету або коледжу врахувати частину пройденої програми та зарахувати кредити.

Що містить академічна довідка для переведення?

• Особисті дані студента (ПІБ, дата народження, студентський квиток).
• Назва та реквізити навчального закладу, де студент навчався.
• Перелік вивчених дисциплін, отримані оцінки та кількість кредитів.
• Форма навчання (денна, заочна, дистанційна).
• Причина видачі довідки (переведення).
• Дата відрахування (якщо є).
• Підпис уповноваженої особи та печатка закладу освіти.

3.3. Особливості довідки для академічної мобільності

Академічна мобільність – це можливість студентів тимчасово навчатися в іншому закладі освіти, зокрема за кордоном, із подальшим визнанням результатів навчання в рідному університеті. Для цього потрібна академічна довідка, яка підтверджує навчальні досягнення студента.

Що відрізняє цю довідку від стандартної академічної довідки?

• Вона оформлюється не для відрахування чи переведення, а для тимчасового навчання в іншому закладі.
• Обов’язково містить інформацію про кредитні години (ECTS), щоб приймаючий університет міг оцінити відповідність навчального плану.
• У деяких випадках може бути оформлена англійською мовою або мовою країни, де студент навчатиметься.
• Включає інформацію про форму оцінювання (наприклад, за 100-бальною або 5-бальною шкалою).

3.4. Зразки академічних довідок

Академічна довідка – це офіційний документ, який має стандартну структуру та містить обов’язкові реквізити, незалежно від того, в якому навчальному закладі вона оформлюється. Вона може мати різні варіації залежно від мети видачі (переведення, академічна мобільність, підтвердження часткового навчання тощо), однак ключові елементи залишаються незмінними.

А саме:

• Шапка з реквізитами закладу освіти (назва, адреса, контактні дані).
• Особисті дані студента (ПІБ, дата народження, форма навчання).
• Інформація про навчальний процес (перелік дисциплін, оцінки, кількість кредитів ECTS).
• Статус студента (переведений, відрахований, перебуває на навчанні).
• Дата видачі, підпис уповноваженої особи та печатка закладу освіти.

На зображеннях нижче наведено академічна довідка, зразок якої допоможе детально ознайомитися зі структурою документа та його основними елементами.

Зразок академічної довідки студента є важливим орієнтиром для тих, хто потребує цього документа. Він дозволяє зрозуміти структуру, зміст та необхідні реквізити, що мають бути включені до офіційної довідки. Оформлення такої довідки повинно відповідати вимогам, визначеним навчальним закладом, що підтверджує її офіційний статус.

4. Порядок оформлення та видачі академічної довідки

4.1. Хто може подати запит на отримання довідки

Подати запит на отримання довідки можуть різні категорії осіб залежно від ситуації. Оскільки академічна довідка є офіційним документом, її видача регулюється внутрішніми положеннями закладу освіти та загальними нормативними актами. Тому перед тим, як отримати академічну довідку, варто ознайомитися з вимогами та процедурою її оформлення в конкретному навчальному закладі.

Хто має право подати запит?

• Сам студент – особисто звертається до деканату, навчального відділу або канцелярії університету з відповідною заявою. Це стандартний спосіб отримання довідки.
• Законний представник студента – батьки або опікуни (якщо студент неповнолітній) можуть подати запит на довідку, надавши документ, що підтверджує їхній статус, та довіреність (якщо необхідно).
• Уповноважена особа – інша особа може отримати довідку за студента, якщо має нотаріально завірену довіреність на отримання документів.
• Роботодавець або навчальний заклад – у деяких випадках організації можуть офіційно звернутися із запитом на надання довідки (наприклад, для підтвердження факту навчання). Проте така довідка зазвичай надається лише за згодою студента або відповідно до законодавства.

4.2. Етапи підготовки та оформлення документа

Отримання академічної довідки складається з кількох етапів, одним із яких є заповнення бланка академічної довідки. Дотримання кожного з них гарантує правильне оформлення документа та уникнення можливих затримок.

4.3. Термін виготовлення та отримання академічної довідки

Термін, необхідний для підготовки та видачі академічної довідки, залежить від внутрішніх правил навчального закладу, складності обробки даних та поточного завантаження адміністрації.

Стандартні терміни виготовлення

• 3–5 робочих днів – якщо довідка містить лише базову інформацію про студента та його навчання.
• 7–14 робочих днів – якщо довідка потребує детального переліку дисциплін, оцінок, кредитів, а також перевірки архівних даних.
• До 1 місяця – у разі нестандартних запитів, наприклад, якщо документи потрібно запитувати з архіву або перевіряти додаткові відомості.

Фактори, що можуть вплинути на строки виготовлення:

• Наявність усіх необхідних даних у базі університету.
• Завантаженість навчального відділу або канцелярії.
• Вимога підпису декількох посадових осіб (декан, ректор).
• Підготовка довідки іноземною мовою (за потреби).

Способи отримання довідки:

• Особисто в університеті – студент або уповноважена особа приходить у зазначений термін до навчального відділу.
• Через електронну систему – якщо навчальний заклад підтримує видачу цифрових довідок (наприклад, через особистий кабінет студента).
• Поштовим відправленням – у разі запиту на отримання довідки в іншому місті або країні (може зайняти додатковий час).

4.4. Чи можна отримати довідку дистанційно

У сучасних умовах цифровізації багато закладів освіти впроваджують можливість дистанційного отримання академічних довідок. Академічна довідка, зразок якої у електронному форматі спрощує процес для студентів, які перебувають за межами університету, які перебувають в іншому місті чи країні, або не можуть особисто відвідати університет.

Способи дистанційного отримання академічної довідки розглянемо детальніше.

5. Використання академічної довідки та її термін дії

5.1. Чи має довідка термін дії та коли вона втрачає чинність

Академічна довідка не має єдиного загальноприйнятого терміну дії, оскільки її актуальність залежить від мети використання та вимог установи, до якої вона подається.

Загальні правила щодо терміну дії довідки:

• Для переведення в інший навчальний заклад – зазвичай довідка дійсна протягом одного семестру або навчального року. Заклади освіти можуть вимагати найсвіжішу інформацію про академічні успіхи студента.
• Для підтвердження факту навчання – довідка може бути актуальною протягом 3–6 місяців залежно від вимог роботодавця, посольства чи іншої організації.
• Для академічної мобільності – більшість міжнародних програм приймають довідки, видані не пізніше ніж за 6 місяців до подання документів.
• Для офіційних інстанцій (суд, держоргани, посольства) – може знадобитися свіжий документ, виданий не пізніше 1 місяця до подання.

Коли академічна довідка втрачає чинність?

• Якщо з моменту видачі пройшло більше, ніж дозволений термін, зазначений установою, до якої подається довідка.
• Якщо студент поновився на навчанні або змінив статус (наприклад, вступив заново або отримав диплом) – у такому разі раніше видана довідка може бути визнана недійсною.
• Якщо в університеті змінилися внутрішні нормативи або форма академічної довідки – хоча це рідкісний випадок, деякі установи можуть вимагати довідку у новому форматі.

5.2. Використання довідки для переведення або поновлення в іншому закладі

Академічна довідка є ключовим документом для студентів, які планують переведення до іншого закладу освіти або поновлення навчання після відрахування. Вона містить інформацію про вже пройдені дисципліни, отримані оцінки та академічні кредити, що допомагає приймаючій установі ухвалити рішення щодо зарахування студента.

Як використовується довідка для переведення?

• Подання заяви на переведення – студент подає заяву в університет, до якого бажає перевестися, та додає академічну довідку як підтвердження успішності навчання.
• Оцінка пройдених дисциплін – приймаючий заклад аналізує академічну довідку, порівнює дисципліни та визначає, які з них можуть бути зараховані без повторного вивчення.
• Рішення про переведення – після аналізу документів університет повідомляє студента про можливість переведення, необхідність складання додаткових дисциплін або академічної різниці.
• Оформлення наказу про переведення – у разі схвалення переведення студент офіційно зараховується до нового навчального закладу.

Як використовується довідка для поновлення на навчання?

• Подання запиту на поновлення – студент, який був відрахований, звертається до свого або іншого університету із заявою про поновлення.
• Перевірка академічного статусу – університет оцінює довідку та визначає, на який курс та семестр можна поновити студента.
• Усунення академічної різниці – якщо з моменту відрахування навчальна програма змінилася, студенту можуть призначити додаткові дисципліни для проходження.
• Видача наказу про поновлення – після погодження всіх деталей студент поновлюється на навчанні.

5.3. Підтвердження освіти за кордоном за допомогою академічної довідки

Академічна довідка є важливим документом для підтвердження освіти за кордоном. Вона дає змогу іноземним навчальним закладам, організаціям та роботодавцям оцінити рівень освіти студента, а також перевірити його академічні досягнення.

Як використовується академічна довідка за кордоном?

• Подання до університетів за кордоном – академічна довідка може бути необхідною для вступу на магістерські або інші програми в іноземних навчальних закладах. Вона слугує доказом того, що студент успішно завершив певну частину навчання в Україні.
• Процес визнання диплома (нотарифікація) – у разі необхідності підтвердити освітній рівень, академічна довідка може бути частиною процедури визнання дипломів, зокрема, в організаціях, що займаються легалізацією іноземних документів. Важливо, щоб довідка містила точну інформацію про курси, дисципліни та оцінки, щоб забезпечити правильне визнання академічних досягнень.
• Участь у міжнародних програмах академічної мобільності – при участі в програмах обміну або стажуванні за кордоном академічна довідка є одним з головних документів, який підтверджує, що студент вже здобув певний рівень освіти і має право на участь в таких програмах.

Як правильно підготувати довідку для подачі за кордоном?

• Переклад довідки – для подачі академічної довідки за кордоном важливо мати її переклад на англійську або іншу мову, в залежності від вимог приймаючої організації. Переклад повинен бути офіційним, зазвичай виконаним сертифікованим перекладачем.
• Нотаріальне засвідчення – в деяких випадках довідка може потребувати нотаріального засвідчення або апостилювання, щоб підтвердити її справжність за межами України.
• Згода на обробку персональних даних – у разі подання довідки за кордон може знадобитися підписана студентом форма з дозволом на обробку його персональних даних.